同悦社会工作服务中心会议管理制度

来源:同悦社工日期:2019-03-05 17:35 浏览:
1.总则
1.1制定目的
为减少不必要的会议,缩短会议时间,提高会议质量,特制定本办法。
1.2适用范围
凡本机构会议的管理,均依照本办法。
1.3权责单位
(一)机构行政人事部负责本办法制定、修改、废止的起草工作。
(二)总干事负责本办法制定、修改、废止的核准。
2.会议管理
2.1会议通知
会议召集部门发通知:
(一)会议日期及开会时间。
(二)会议目的及宗旨。
(三)与会人员。
(四)议题的进行顺序及时间分配。
(五)与会者应准备的资料。
(六)会议记录人员。
(七)会议室的布置工作,应具备的设备。
2.2与会相关人员???
(一)与该项会议有切身关系的人员。
(二)对该项会议确实掌握资料,学术专精并有经验者。
(三)该项会议的结论将会对其影响者。
(四)执行会议结论的人员。
2.3 会议管理要领
(一)提高会议成效的要领
(二)严格遵守会议的开会时间。
(三)会议开始时主持人就会议议题做简洁说明。
2.4会议进行中的注意事项
(一)发言内容是否偏离会议主题。
(二)发言者是否过于集中于某些人、事。
(三)会议从头到尾是否有人没发言。
(四)发言的内容是否朝着结论推进。
(五)在必须延长会议时间时应先取得与会人员的同意。
(六)应把会议的结论整理出来交给全体人员表决。
2.5 会议注意事项
(一)发言者应控制时间。
(二)不可从头到尾不发言。
(三)不可打断他人的发言。
(四)不可中途离席。
(五)会议中手机调至震动,不得在开会期间玩手机。
3.会议种类
会议种类分为理事会议、机构例会、员工大会。
4.会议前后工作
4.1各项会议的召集者,应提前一个星期发放会议通知,并根据会议前所需准备时间来通知与会人员准备资料。如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时,召集单位应提前3天报主管或总干事调整会议计划。
4.2所有会议主持人和召集单位、与会人员都应该分别做好有关的准备工作。
4.3与会人员到会场在《会议签到表》上签到。
4.4会议结束后,会议记录人员应将会议内容加以整理,并发放相关人员,同时追踪、跟进会议后的待跟进及需协调工作。
4.5做好相关存档工作
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5.附则
5.1由机构行政人事部负责本办法的解释及修订工作。
5.2本办法自公布之日起开始生效。